Elektronische Signaturen in Controlled Documents
Was passiert, wenn jemand ein gelenktes Dokument in Confluence signiert, was die Signatur festhält, wie sie geschützt ist und die eine Grenze, die Sie vor der Validierung kennen sollten. Jeder Punkt beschreibt die App so, wie sie veröffentlicht ist.
Runs on Atlassian Ihre Daten bleiben in Ihrer Atlassian-Site.
Zwei Identifikationsmerkmale
- Das Atlassian-Konto der Person. Sie muss in Confluence angemeldet sein. Die App übernimmt ihre Identität von Atlassian, nie aus einem eingetippten Feld.
- Ein eigenes Signaturpasswort. Jede Person legt es in der App fest, wenn sie zum ersten Mal signiert. Es ist von ihrem Atlassian-Passwort getrennt und wird nur als gesalzener scrypt-Hash im Speicher der App in Ihrer Atlassian-Site abgelegt. Niemand kann es lesen, auch Administratoren nicht.
Nur die für die Revision benannten Freigebenden können sie signieren. Standardmäßig kann die Person, die eine Revision eingereicht hat oder für das Dokument verantwortlich ist, sie nicht freigeben.
Was eine Signatur festhält
| Element | Details |
|---|---|
| Name | Der vollständige Name der Person, wie in Atlassian angezeigt, mit der Atlassian-Konto-ID. Atlassians Regeln zu personenbezogenen Daten für Apps verlangen, ihn aktuell zu halten: Er folgt einer späteren Änderung des Profilnamens; die Konto-ID ändert sich nie. |
| Datum und Uhrzeit | Von der Serveruhr übernommen, nicht vom Computer der Person; Nachweisdatei und Seitenkommentare zeigen sie in UTC. |
| Bedeutung | Freigegeben, Geprüft oder Erstellt, wie für jede freigebende Person festgelegt; oder Abgelehnt, mit verpflichtender Begründung. |
| Erklärung | Der Satz, den die Person in ihrer Sprache signiert, zum Beispiel: „Mit meiner Signatur gebe ich diese Revision des Dokuments frei. Ich erkläre, dass diese elektronische Signatur als rechtsverbindliche Entsprechung meiner handschriftlichen Unterschrift gelten soll.“ |
| Was signiert wurde | Die Dokumentnummer, die Revision, die Confluence-Seitenversion und der SHA-256-Fingerabdruck von Seitentitel und Inhalt. |
An den Inhalt gebunden
- Eine Signatur wird abgelehnt, wenn sich die Seite seit dem Einreichen der Revision geändert hat.
- Ändert sich die Seite während der offenen Freigabe, werden die bereits gesammelten Signaturen ungültig, und die Freigebenden signieren erneut.
- Wird ein gültiges Dokument bearbeitet, wird es als „Seit der Freigabe bearbeitet“ gekennzeichnet, mit einem Link zur freigegebenen Version.
Falsche und vergessene Passwörter
- Nach 5 falschen Signaturpasswörtern in Folge ist das Signieren für diese Person 15 Minuten lang gesperrt. Site-Administratoren können 3 bis 10 Versuche und 5 bis 1.440 Minuten festlegen.
- Versuche werden pro Person einzeln nacheinander geprüft, sodass parallele Rateversuche den Zähler nicht umgehen können. Eine fehlerhafte Anfrage wird vor der Passwortprüfung abgelehnt und nie gezählt.
- Die Mindestlänge beträgt 8 Zeichen; Site-Administratoren können sie auf bis zu 64 erhöhen.
- Ein vergessenes Passwort setzt ein Site-Administrator zurück, der es weder sieht noch wählt: Die Person legt danach ein neues fest. Jedes Zurücksetzen wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten.
Prüfpfad und Nachweisdatei
- Jedes Einreichen, jede Signatur, Ablehnung, ungültig gewordene Freigabe, Inkraftsetzung, Lesebestätigung, Außerkraftsetzung und Einstellungsänderung wird mit Datum, Uhrzeit und Person festgehalten. Die App bietet keine Möglichkeit, diese Ereignisse zu bearbeiten oder zu löschen.
- Die PDF-Nachweisdatei und die vollständige Liste der Lesebestätigungen können die verantwortliche Person, die Freigebenden und die Bereichsadministratoren öffnen. Andere Lesende sehen den Prüfpfad ohne die Lesebestätigungen anderer Personen.
- Die PDF-Nachweisdatei listet jede Signatur mit Name, Bedeutung, Datum und Uhrzeit in UTC, der signierten Erklärung und einer Signatur-ID auf, zusammen mit Revisionen, Lesebestätigungen und Prüfereignissen.
- Lesebestätigungen können in den Bereichseinstellungen ebenfalls das Signaturpasswort verlangen.
Die Grenze, die Sie vor der Validierung kennen sollten
Beim Signieren wird die Person nicht erneut beim Identitätsanbieter Ihres Unternehmens authentifiziert (Single Sign-on, SAML, Ihre Mehr-Faktor-Abfrage). Die Atlassian-Plattform bietet Apps keine Möglichkeit, dies im Moment der Signatur anzufordern. Das zweite Merkmal ist daher das Signaturpasswort der App, keine neue Anmeldung über Ihren Identitätsanbieter. Verlangen Ihre Verfahren eine neue Anmeldung über Ihren Identitätsanbieter, halten Sie dies in Ihrer Validierung fest und beschreiben Sie die Kontrolle, auf die Sie sich stattdessen stützen.
Außerdem: Meldet Atlassian, dass ein Konto geschlossen wurde, muss die App die personenbezogenen Daten dieser Person entfernen. Der Name in ihren Signaturen wird zu „Geschlossenes Konto“; Datum, Bedeutung und Fingerabdruck bleiben erhalten.
Was bei Ihnen bleibt
- Die Validierung für Ihren Verwendungszweck: Führen Sie das Skript zur Funktionsqualifizierung in einem Testbereich aus.
- Die schriftliche Richtlinie, die elektronische Signaturen in Ihrer Organisation verbindlich macht, und für 21 CFR Part 11 Ihre Zertifizierung gegenüber der FDA.
- Ein Konto pro Person, nie geteilt, und die Anmelderegeln Ihrer Atlassian-Organisation.
Anforderung für Anforderung: Zuordnung zu 21 CFR Part 11 für Controlled Documents. Die App soll Ihnen helfen, diese Anforderungen zu erfüllen; sie ist nicht zertifiziert. Fragen Ihres Qualitätsteams oder Ihrer Auditoren: [email protected]. So funktioniert Clearlane Controlled Documents →