Aide à la validation · Controlled Documents

La signature électronique dans Controlled Documents

Ce qui se passe quand une personne signe un document maîtrisé dans Confluence, ce que la signature enregistre, comment elle est protégée, et la seule limite à connaître avant de valider. Chaque point décrit l’appli telle qu’elle est publiée.

Runs on Atlassian Vos données restent dans votre site Atlassian.

Deux éléments d’identification

Le compte Atlassian de la personne. Elle doit être connectée à Confluence. L’appli prend son identité chez Atlassian, jamais dans un champ saisi.
Un mot de passe de signature personnel. Chacun le crée dans l’appli la première fois qu’il signe. Il est distinct du mot de passe Atlassian et n’est conservé que sous forme d’empreinte scrypt salée, dans le stockage de l’appli sur votre site Atlassian. Personne ne peut le lire, administrateurs compris.

Seuls les approbateurs désignés pour la révision peuvent la signer. Par défaut, la personne qui a soumis une révision, ou qui est responsable du document, ne peut pas l’approuver.

Ce que la signature enregistre

Élément	Détail
Nom	Le nom complet de la personne tel qu’affiché dans Atlassian, avec l’identifiant du compte Atlassian. Les règles d’Atlassian sur les données personnelles imposent de le tenir à jour : il suit un changement ultérieur du nom de profil ; l’identifiant du compte, lui, ne change jamais.
Date et heure	Prises sur l’horloge du serveur, pas sur l’ordinateur de la personne ; le dossier de preuve et les commentaires de page les affichent en UTC.
Signification	Approuvé, Vérifié ou Rédigé, selon ce qui est fixé pour chaque approbateur ; ou Refusé, avec un motif obligatoire.
Déclaration	La phrase que la personne signe, dans sa langue, par exemple : « En signant, j’approuve cette révision du document. J’entends que cette signature électronique ait la même valeur que ma signature manuscrite. »
Ce qui a été signé	Le numéro du document, la révision, la version de la page Confluence et l’empreinte SHA-256 du titre et du contenu de la page.

Liée au contenu

Une signature est refusée si la page a changé depuis la soumission de la révision.
Si la page change pendant l’approbation, les signatures déjà recueillies sont annulées et les approbateurs signent à nouveau.
Si un document en vigueur est modifié, il est signalé « Modifié depuis l’approbation », avec un lien vers la version approuvée.

Mots de passe erronés ou oubliés

Après 5 mots de passe de signature erronés d’affilée, la signature est bloquée 15 minutes pour cette personne. Les administrateurs du site peuvent choisir de 3 à 10 essais et de 5 à 1 440 minutes.
Les essais sont vérifiés un par un pour chaque personne : des essais en parallèle ne peuvent pas contourner le compteur. Une demande mal formée est refusée avant la vérification du mot de passe et n’est jamais comptée.
La longueur minimale est de 8 caractères ; les administrateurs du site peuvent la porter jusqu’à 64.
Un mot de passe oublié est réinitialisé par un administrateur du site, qui ne le voit ni ne le choisit : la personne en crée ensuite un nouveau. Chaque réinitialisation est enregistrée avec son auteur et sa date.

Piste d’audit et dossier de preuve

Chaque soumission, signature, refus, approbation annulée, entrée en vigueur, confirmation de lecture, mise en obsolescence et changement de réglage est enregistré avec la date, l’heure et la personne. L’appli ne permet ni de modifier ni de supprimer ces événements.
Le dossier de preuve PDF et la liste complète des confirmations de lecture peuvent être ouverts par le responsable du document, ses approbateurs et les administrateurs de l’espace. Les autres lecteurs voient la piste d’audit sans les confirmations de lecture des autres personnes.
Le dossier de preuve PDF liste chaque signature avec le nom, la signification, la date et l’heure en UTC, la déclaration signée et un identifiant de signature, ainsi que les révisions, les confirmations de lecture et les événements d’audit.
Les confirmations de lecture peuvent aussi exiger le mot de passe de signature, dans les réglages de l’espace.

La limite à connaître avant de valider

La signature ne refait pas l’authentification de la personne auprès du fournisseur d’identité de votre entreprise (authentification unique, SAML, votre double authentification). La plateforme Atlassian ne donne pas aux applis le moyen de la demander au moment de signer. Le second élément est donc le mot de passe de signature de l’appli, et non une nouvelle connexion par votre fournisseur d’identité. Si vos procédures exigent une nouvelle connexion par votre fournisseur d’identité, notez-le dans votre validation et décrivez le contrôle sur lequel vous vous appuyez à la place.

À savoir aussi : quand Atlassian signale qu’un compte a été fermé, l’appli doit effacer les données personnelles de cette personne. Le nom de ses signatures devient « Compte fermé » ; la date, la signification et l’empreinte restent.

Ce qui reste de votre responsabilité

La validation pour votre usage : déroulez le protocole de qualification opérationnelle dans un espace de test.
La politique écrite qui rend les signatures électroniques engageantes dans votre organisation et, pour le 21 CFR Part 11, votre lettre de certification à la FDA.
Un compte par personne, jamais partagé, et les règles de connexion de votre organisation Atlassian.

Exigence par exigence : correspondance 21 CFR Part 11 de Controlled Documents. L’appli est conçue pour vous aider à répondre à ces exigences ; elle n’est pas certifiée. Questions de votre équipe qualité ou de votre auditeur : [email protected]. Voir comment fonctionne Clearlane Controlled Documents →