Leitfaden · 5 Min. Lesezeit
Projektbudgets in Jira verfolgen
Wenn Ihr Team Zeit in Jira protokolliert, haben Sie bereits das meiste, was ein Projektbudget braucht. Es fehlen Stundensätze, ein Budget zum Vergleich und ein Blick darauf, wo das Projekt am Ende landet, nicht nur, wo es heute steht.
Was Jira liefert
Jira erfasst Zeit als Arbeitsprotokolle an Vorgängen: wer, wann, wie lange. Stundensätze kennt Jira nicht und kann Ihnen daher weder sagen, was diese Zeit gekostet hat, noch was Sie abrechnen können oder wie hoch Ihre Marge ist. Deshalb exportieren viele Teams die Arbeitsprotokolle jeden Monat in eine Tabelle.
Die vier Zahlen, die ein Projektbudget braucht
- Ist-Kosten: protokollierte Stunden, multipliziert mit dem Stundensatz der jeweiligen Person am Tag der Arbeit.
- Restbudget: das Budget abzüglich der Ist-Kosten.
- Marge: bei Kundenprojekten der abrechenbare Wert abzüglich der Kosten.
- Voraussichtliche Endkosten: wo das Budget beim aktuellen Tempo landet. Mit dieser Zahl können Sie früh handeln.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Ein Stundensatz für alle oder Sätze ohne Datum: Eine Gehaltserhöhung schreibt dann die Vergangenheit um.
- Nicht abrechenbare Arbeit als abrechenbar zählen. Kennzeichnen Sie sie und lassen Sie sie heraus.
- Nur auf die Ist-Kosten schauen. Ein Projekt bei 60 % seines Budgets kann bereits auf eine Überschreitung zusteuern.
- Eine Tabelle, die einmal im Monat aktualisiert wird, wenn es für eine Reaktion zu spät ist.
Schritt für Schritt mit Clearlane Budget
- Legen Sie Kosten- und Verrechnungssätze pro Person fest, jeweils mit dem Datum, ab dem eine Änderung gilt, dazu Standardsätze.
- Legen Sie ein Budget für ein oder mehrere Projekte an, bei Bedarf per JQL eingegrenzt, in Geld oder in Stunden: intern, nach Aufwand oder zum Festpreis.
- Budget liest die Arbeitsprotokolle und wendet die Stundensätze an. Nichts wird doppelt erfasst.
- Lesen Sie das Ergebnis ab: im Plan, gefährdet, voraussichtlich über Budget oder Budget überschritten, mit den voraussichtlichen Endkosten und einem Betrag, den Sie mit 85 % Wahrscheinlichkeit nicht überschreiten.
- Exportieren Sie jeden Zeiteintrag mit Stundensatz und Betrag nach Excel für die Rechnungsstellung.