Vorlage für Lesebestätigungen in Confluence
Bei einem ISO-9001- oder ISO-13485-Audit wählt der Auditor eine Person und ein Verfahren und fragt: Hat sie die gültige Version gelesen, und wann? Diese Vorlage hält die Antwort auf einer Seite fest: wer lesen muss, welche Version, bis wann, und der Nachweis.
Lesebestätigung: [Titel des Dokuments]
Dokument: [Link] · Gültige Version: [2.0, gültig ab] · Verantwortlich: [Name] · Zu lesen bis: [Datum]
1. Wer es lesen muss
[Personen und Gruppen. Auch Personen, die diesen Gruppen später beitreten.]
2. Verständnisprüfung (optional)
[Zwei oder drei Fragen zu den wichtigsten Punkten, mit der erwarteten Antwort.]
3. Bestätigungen
| Person | Gelesene Version | Bestätigt am | Fragen bestanden | Verspätet? |
|---|---|---|---|---|
| [Name] | [2.0] | [Datum] | [ja / nein / nicht verlangt] | [ja / nein] |
| [Name] | [2.0] | [Datum] | [ja / nein / nicht verlangt] | [ja / nein] |
4. Wenn sich das Dokument ändert
Eine inhaltliche Änderung startet eine neue Runde für Version [nächste]. Eine Tippfehlerkorrektur behält die Bestätigungen, mit hier notiertem Grund: [Grund].
5. Nachverfolgung
Erinnerungen: [höchstens eine pro Tag]. Eskalation nach Fristablauf: [Vorgesetzte Person, Datum].
So nutzen Sie sie in Confluence
- Klicken Sie auf Vorlage kopieren, öffnen Sie eine neue Confluence-Seite und fügen Sie ein: Überschriften, Listen und Tabellen bleiben erhalten.
- Ersetzen Sie die Teile in [Klammern] und löschen Sie, was für Sie nicht gilt.
- Zur Wiederverwendung speichern Sie sie als Bereichsvorlage: Bereichseinstellungen › Vorlagen › Vorlage erstellen, dann einfügen.
Warum eine Namensliste nicht reicht
Eine Tabelle mit Namen ist an dem Tag veraltet, an dem sich das Verfahren ändert. Was trägt, ist eine datierte Bestätigung pro Person und Version. ISO 9001 (Abschnitt 7.2) und ISO 13485 (Abschnitt 6.2) erwarten Nachweise, dass Personen für ihre Arbeit kompetent sind; deshalb suchen Auditoren Schulungsnachweise, die an das tatsächlich gültige Verfahren gebunden sind.
Siehe auch: in Confluence nachweisen, dass die gültige Version gelesen wurde.