Gelesen und verstanden in Confluence: nachweisen, dass Ihre Verfahren gelesen wurden

ISO 9001, ISO 13485 und die meisten Qualitätsmanagementsysteme erwarten, dass Sie zeigen, dass Personen die für sie geltenden Verfahren kennen. Liegen Ihre Verfahren in Confluence, lautet die Frage im Audit einfach: Wer hat welche Version wann gelesen?

Was Confluence bietet und was nicht

Confluence zeigt in manchen Tarifen, wer eine Seite angesehen hat, und speichert jede ihrer Versionen. Ein Aufruf ist keine Bestätigung: Er sagt nicht, ob die Person die Seite bis zum Ende gelesen und verstanden oder die heute gültige Version gesehen hat.

Was ein guter Nachweis enthält

1. Wer lesen musste. Personen und Gruppen, auch später hinzukommende.
2. Welche Version. Jede Bestätigung ist an den genau gelesenen Inhalt gebunden.
3. Wann. Das Datum jeder Bestätigung, gemessen an einer Frist.
4. Verstanden, wenn es darauf ankommt. Einige Fragen, die vor der Bestätigung zu beantworten sind.
5. Was danach geschah. Eine neue Version erfordert eine neue Bestätigung.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Ein Kommentar „gelesen“. Er ist an keine Version gebunden und geht im Audit leicht unter.
• Eine Unterschriftenliste als Tabelle, von Hand gepflegt und veraltet, sobald sich das Verfahren ändert.
• Nur einmal fragen. Ändert sich die Seite, decken die alten Bestätigungen nicht mehr ab, was die Personen anwenden müssen.
• Erinnerungen, die Postfächer fluten. Dann liest sie niemand mehr. Eine Nachricht pro Tag und Person genügt.

Schritt für Schritt mit Clearlane Read & Understood

1. Wählen Sie unter dem Seitentitel Read & understood und dann Personen, Gruppen und eine Frist. Unterseiten lassen sich einbeziehen.
2. Wenn Sie einen Verständnisnachweis wünschen, fügen Sie bis zu fünf Multiple-Choice-Fragen hinzu.
3. Lesende bestätigen auf der Seite oder über My reading list. Jede Bestätigung erfasst Namen, Datum, Version und einen Fingerabdruck des Inhalts.
4. Verfolgen Sie den Fortschritt pro Seite und pro Person. Erinnerungen werden vor Ablauf der Frist verschickt, höchstens eine pro Tag und Person.
5. Exportieren Sie eine CSV-Datei oder einen PDF-Nachweis pro Seite für Ihr Audit.

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