SOP-Vorlage für Confluence: ein Verfahren, dem Auditoren folgen können
Ein Auditor öffnet ein Verfahren und prüft vier Dinge: Ist das die gültige Version, wer hat sie freigegeben, wann wird sie überprüft, und wer wurde darauf geschult? Diese Vorlage für eine Standardarbeitsanweisung stellt die Antworten oben auf die Seite, wo man sie in Sekunden findet.
[SOP-000] [Titel des Verfahrens]
| Version | [2.0] | Status | [Entwurf / Gültig / Zurückgezogen] |
| Verfasser | [Name] | Freigegeben von | [Name, Datum] |
| Gültig ab | [Datum] | Nächste Überprüfung | [Datum] |
1. Zweck
[Warum es dieses Verfahren gibt, in ein oder zwei Sätzen.]
2. Geltungsbereich
[Welche Standorte, Teams, Produkte oder Prozesse es abdeckt und was nicht.]
3. Verantwortlichkeiten
| Rolle | Verantwortlich für |
|---|---|
| [Rolle] | [Schritte] |
| [Rolle] | [Schritte] |
4. Begriffe
[In diesem Verfahren verwendete Begriffe und Abkürzungen.]
5. Ablauf
- [Schritt, als Handlung formuliert: wer tut was.]
- [Schritt.]
- [Schritt, mit der Aufzeichnung, die er erzeugt.]
6. Aufzeichnungen
[Welche Aufzeichnungen dieses Verfahren erzeugt, wo sie liegen und wie lange.]
7. Verweise
[Normen, Vorschriften und zugehörige Verfahren.]
8. Schulung
Wer diese Version lesen und verstehen muss: [Personen oder Gruppen], bis [Datum].
9. Änderungshistorie
| Version | Datum | Änderung | Freigegeben von |
|---|---|---|---|
| [2.0] | [Datum] | [was sich geändert hat und warum] | [Name] |
So nutzen Sie sie in Confluence
- Klicken Sie auf Vorlage kopieren, öffnen Sie eine neue Confluence-Seite und fügen Sie ein: Überschriften, Listen und Tabellen bleiben erhalten.
- Ersetzen Sie die Teile in [Klammern] und löschen Sie, was für Sie nicht gilt.
- Zur Wiederverwendung speichern Sie sie als Bereichsvorlage: Bereichseinstellungen › Vorlagen › Vorlage erstellen, dann einfügen.
Was eine Confluence-Seite allein nicht beweist
Confluence speichert jede Version, aber eine Seite hat keinen Status „gültig“, keine unterzeichnete Freigabe, die an den genauen Inhalt gebunden ist, und keinen Nachweis, wer welche Version gelesen hat. ISO 9001 (Abschnitt 7.5.3) und ISO 13485 (Abschnitt 4.2.4) erwarten, dass Dokumente vor der Verwendung freigegeben, überprüft und am Ort der Verwendung in der gültigen Version verfügbar sind, mit Schulungsnachweisen für die betroffenen Personen. Dafür braucht die Seite einen Status, eine Freigabe und Lesebestätigungen.
Siehe auch: Dokumentenlenkung in Confluence und nachweisen, dass die gültige Version gelesen wurde.