Nachweisen, dass alle die richtige Version einer Verfahrensanweisung gelesen haben
Ein Auditor wählt eine Verfahrensanweisung und fragt: Wer musste diese Version lesen, wer hat sie bestätigt, und wann? ISO 9001 und ISO 13485 erwarten, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, was für ihre Arbeit gilt, und dass Sie dies belegen. In Confluence gibt es diesen Nachweis meist nicht.
Die Aufgabe
Sie veröffentlichen Verfahrensanweisungen und Richtlinien in Confluence. Bei jeder Änderung müssen die Betroffenen die neue Version lesen, und Sie müssen das zeigen können, Seite für Seite, Version für Version, auch Monate später.
Vorher
- Eine E-Mail geht raus: „Bitte die neue Verfahrensanweisung lesen“. Die Antworten kommen tröpfchenweise, oder gar nicht.
- Eine Tabelle hält fest, wer zugestimmt hat. Niemand weiß, welche Version tatsächlich gelesen wurde.
- Zwei Wochen später ändert sich die Seite erneut. Die Tabelle stimmt nicht mehr, und niemand merkt es.
- Vor dem Audit verbringt jemand einen Tag damit, Leute anzuschreiben und den Nachweis neu aufzubauen.
Nachher, mit Clearlane Read & Understood
- Unter dem Seitentitel wählen Sie Read & understood, dann Personen und Gruppen sowie eine Frist. Unterseiten können in dieselbe Anfrage aufgenommen werden.
- Jede Bestätigung speichert den Namen, das Datum, die Seitenversion und einen Fingerabdruck des Inhalts.
- Ändert sich die Seite, beginnt von selbst eine neue Runde. Bei einem Tippfehler können die Bestätigungen erhalten bleiben, mit Begründung im Prüfpfad.
- Erinnerungen gehen vor der Frist raus und noch einmal, wenn sie überschritten ist. Wer die Seite nicht öffnen kann, wird gemeldet, bevor er in Verzug gerät.
- Am Audittag öffnen Sie das Register des Bereichs oder exportieren das PDF der Seite: Version, Bestätigungen, Fragen und Prüfpfad.
Was sie auszeichnet
- An die genaue Version gebunden. Eine Bestätigung rutscht nie auf eine spätere Version der Seite.
- Verstanden, nicht nur geöffnet. Bis zu fünf Multiple-Choice-Fragen pro Seite; Leser müssen sie richtig beantworten, bevor sie bestätigen können, und die Antworten werden nie angezeigt.
- Niemand wird vergessen. Eine Personenansicht für Bereichsadministratoren und eine Seite „Meine Leseliste“ für alle Leser.
- Optionales Signaturpasswort. Jede Bestätigung kann zu einer elektronischen Signatur werden.
- Runs on Atlassian. Ihre Daten bleiben in Ihrer Atlassian-Site.
Was sie nicht tut
Sie schreibt und genehmigt Ihre Verfahrensanweisungen nicht und ersetzt nicht Ihren Schulungsplan. Sie hilft, Anforderungen an Schulung und Bewusstsein zu erfüllen; Ihre eigene Validierung bleibt erforderlich.
Die einminütige Demo ansehen (Englisch, deutsche Untertitel)