Cas d’usage · Responsable qualité
Prouver que chacun a lu la bonne version d’une procédure
Un auditeur choisit une procédure et demande : qui devait lire cette version, qui l’a confirmée, et quand ? L’ISO 9001 et l’ISO 13485 attendent que chacun connaisse ce qui s’applique à son travail, et que vous en gardiez la trace. Dans Confluence, cette trace n’existe en général pas.
La mission
Vous publiez vos procédures et politiques dans Confluence. Chaque fois que l’une change, les personnes concernées doivent lire la nouvelle version, et vous devez pouvoir le montrer, page par page, version par version, des mois plus tard.
Avant
- Un e-mail part : « merci de lire la nouvelle procédure ». Les réponses arrivent au compte-gouttes, ou pas.
- Un tableur suit qui a dit oui. Personne ne sait quelle version a vraiment été lue.
- La page change encore deux semaines plus tard. Le tableur est faux, et personne ne s’en aperçoit.
- Avant l’audit, quelqu’un passe une journée à relancer et à reconstruire la trace.
Après, avec Clearlane Read & Understood
- Sous le titre de la page, vous choisissez Read & understood, les personnes et les groupes, et une échéance. Les sous-pages peuvent rejoindre la même demande.
- Chaque confirmation enregistre le nom, la date, la version de la page et une empreinte du contenu.
- Quand la page change, une nouvelle série démarre toute seule. Une coquille peut garder les confirmations, avec un motif dans la piste d’audit.
- Des rappels partent avant l’échéance, puis une fois en retard. Les personnes qui ne peuvent pas ouvrir la page sont signalées avant d’être en retard.
- Le jour de l’audit, vous ouvrez le registre de l’espace, ou exportez le PDF de la page : version, confirmations, questions et piste d’audit.
Ce qui la distingue
- Liée à la version exacte. Une confirmation ne glisse jamais vers une version suivante de la page.
- Comprise, pas seulement ouverte. Jusqu’à cinq questions à choix multiple par page ; il faut y répondre juste pour confirmer, et les réponses ne sont jamais montrées.
- Personne n’est oublié. Une vue par personne pour les administrateurs d’espace, et une page « Mes lectures » pour chaque lecteur.
- Mot de passe de signature en option. Chaque confirmation peut devenir une signature électronique.
- Runs on Atlassian. Vos données restent dans votre site Atlassian.
Ce qu’elle ne fait pas
Elle n’écrit ni n’approuve vos procédures, et ne remplace pas votre plan de formation. Elle aide à répondre aux exigences de formation et de sensibilisation ; votre propre validation reste nécessaire.