Veraltete Seiten in Confluence finden
In jedem Confluence-Bereich sammeln sich Seiten, denen niemand mehr vertraut. Das Problem ist nicht, dass Seiten altern, sondern dass niemand sagen kann, welche noch stimmen. Mit dieser einfachen Routine bleibt ein Bereich verlässlich.
Legen Sie fest, was „veraltet“ für Sie bedeutet
Eine Anleitung für ein Tool, das sich monatlich ändert, ist nach drei Monaten veraltet. Eine Unternehmensrichtlinie kann zwei Jahre lang stimmen. Wählen Sie pro Bereich einen Prüfzeitraum: drei Monate, sechs Monate, ein Jahr oder zwei Jahre.
Seiten mit abgelaufenem Prüfzeitraum finden
Confluence zeigt, wann jede Seite zuletzt bearbeitet wurde, aber nicht, ob jemand sie geprüft und für richtig befunden hat. Eine korrekte Seite nur zu bearbeiten, um sie „anzufassen“, bläht ihren Seitenverlauf auf. Sie brauchen eine Möglichkeit, zu bestätigen, dass eine Seite noch stimmt, ohne sie zu bearbeiten.
Eine Routine von wenigen Minuten
- Listen Sie einmal im Monat die Seiten mit abgelaufenem Prüfzeitraum auf, die ältesten zuerst.
- Für jede Seite bestätigt die verantwortliche Person, dass sie noch stimmt, aktualisiert sie oder archiviert sie.
- Seiten, für die niemand einstehen kann, archivieren Sie zuerst.
Umsetzung in Confluence
Clearlane Fresh zeigt jede Seite eines Bereichs farbig nach ihrer Aktualität, listet die veralteten zuerst auf und ergänzt eine Schaltfläche „Still accurate“: Ein Klick zeigt allen, dass die Seite geprüft wurde, von wem und wann, ohne sie zu bearbeiten.
Tipps
- Beginnen Sie mit den meistgeöffneten Seiten: Eine veraltete, viel gelesene Seite richtet den größten Schaden an.
- Verwenden Sie für einen ganzen Bereich denselben Zeitraum, damit alle die Regel kennen.
- Archivieren statt löschen: Der Verlauf bleibt verfügbar, falls ihn jemand braucht.