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Guide · 5 min de lecture

Lu et compris dans Confluence : prouver que vos procédures ont été lues

L’ISO 9001, l’ISO 13485 et la plupart des systèmes qualité attendent que vous montriez que chacun connaît les procédures qui le concernent. Si vos procédures sont dans Confluence, l’auditeur pose une question simple : qui a lu quelle version, et quand ?

Ce que Confluence fait, et ce qu’il ne fait pas

Confluence montre qui a consulté une page, selon les offres, et garde toutes ses versions. Une consultation n’est pas une confirmation : elle ne dit pas que la personne a lu la page jusqu’au bout, l’a comprise, ni qu’elle a vu la version en vigueur aujourd’hui.

Ce que contient un bon relevé

  1. Qui devait lire. Des personnes et des groupes, y compris ceux qui arrivent plus tard.
  2. Quelle version. Chaque confirmation liée au contenu exact qui a été lu.
  3. Quand. La date de chaque confirmation, face à une échéance.
  4. Compris, si c’est important. Quelques questions à réussir avant de confirmer.
  5. La suite. Une nouvelle version demande une nouvelle confirmation.

Les erreurs à éviter

  • Un commentaire « lu ». Il n’est lié à aucune version et se perd facilement en audit.
  • Un tableur de signatures tenu à la main, périmé le jour où la procédure change.
  • Demander une seule fois. Quand la page change, les anciennes confirmations ne couvrent plus ce qu’il faut appliquer.
  • Des rappels qui inondent les boîtes mail. On finit par ne plus les lire. Un message par jour et par personne suffit.

Pas à pas avec Clearlane Read & Understood

  1. Sous le titre de la page, choisissez Lu et compris, puis des personnes, des groupes et une échéance. Les sous-pages peuvent être incluses.
  2. Pour vérifier la compréhension, ajoutez jusqu’à cinq questions à choix multiple.
  3. Les lecteurs confirment depuis la page ou depuis Mes lectures. Chaque confirmation enregistre le nom, la date, la version et une empreinte du contenu.
  4. Suivez l’avancement par page et par personne. Les rappels partent avant l’échéance, au plus un par jour et par personne.
  5. Exportez un CSV, ou un relevé PDF par page pour votre auditeur.

Clearlane Read & Understood aide à répondre aux exigences de formation et de sensibilisation ; votre propre validation reste nécessaire. Voir comment fonctionne Clearlane Read & Understood →