Qui a approuvé ce document, et est-ce encore la version approuvée ?

Controlled Documents fait de n’importe quelle page Confluence un document maîtrisé : approbations avec signature électronique, confirmations de lecture à chaque révision, revues périodiques et un dossier de preuve lisible par votre auditeur.

Comment ça marche

Ouvrez une page et choisissez Maîtrise documentaire sous son titre. La page reçoit un numéro, par exemple SOP-0012, et passe par quatre états : Brouillon, En approbation, En vigueur et Obsolète. Le responsable la soumet, chaque approbateur signe, et à la dernière signature la révision entre en vigueur.

Des signatures liées au contenu exact

• Chaque signature enregistre le nom du signataire, la date et l’heure, et sa signification : Rédigé, Vérifié ou Approuvé.
• Le signataire confirme avec un mot de passe de signature personnel, en plus de sa connexion Atlassian. Des échecs répétés bloquent temporairement la signature pour cette personne.
• Chaque signature porte une empreinte SHA-256 de la page telle qu’elle a été approuvée. Toute modification pendant l’approbation annule les signatures déjà recueillies.
• Si un document en vigueur est modifié ensuite, il est signalé « Modifié depuis l’approbation », avec un lien vers la révision approuvée et une comparaison.
• La modification peut être verrouillée pendant l’approbation. L’appli ajoute seulement des restrictions ; elle ne retire jamais celles que vous avez déjà.

Lu et compris, à chaque révision

Choisissez les personnes et les groupes qui doivent lire un document. Ils confirment chaque révision en vigueur, et une nouvelle révision leur est redemandée. L’avancement des lectures s’affiche sur la page et dans le registre, et s’exporte en CSV pour vos enregistrements de formation.

Un registre pour tout l’espace

• Tous les documents maîtrisés d’un espace dans un tableau : statut, révision, responsable, date d’entrée en vigueur, prochaine revue et avancement des lectures.
• Des filtres « En approbation », « Modifié depuis l’approbation » ou « Revue en retard », et l’export CSV.
• Revues périodiques : quand une revue est en retard, le responsable reçoit un rappel hebdomadaire sur la page.
• « Mes documents maîtrisés » liste ce que chacun doit signer, lire ou revoir.
• Une piste d’audit de toutes les actions de l’espace, pour les administrateurs de l’espace.

Le dossier de preuve en un clic

Téléchargez un PDF avec le manifeste des signatures, l’historique des révisions, les confirmations de lecture et la piste d’audit d’un document. Ajoutez le bloc de maîtrise documentaire à une page : son numéro, sa révision et ses signatures apparaissent aussi dans les exports PDF de Confluence.

Pour les équipes réglementées

Controlled Documents est conçu pour aider les équipes à répondre aux exigences de maîtrise documentaire de la FDA 21 CFR Part 11, de l’ISO 9001 et de l’ISO 13485. La validation de votre système pour votre propre usage reste de votre responsabilité.

Autorisations et données

L’appli fonctionne sur Atlassian Forge (Runs on Atlassian). Elle conserve les informations nécessaires aux documents, comme les identifiants de compte Atlassian, les noms affichés à la signature, les révisions, les empreintes et la piste d’audit, dans le stockage d’Atlassian de votre site. Les mots de passe de signature sont conservés sous forme hachée, jamais en clair, dans le stockage secret d’Atlassian. Rien n’est envoyé sur nos serveurs ni à personne d’autre.

Où la trouver ?

Sur n’importe quelle page Confluence, choisissez Maîtrise documentaire sous le titre. Le registre est dans les applis de l’espace, et « Mes documents maîtrisés » dans le menu des applis de Confluence.

Peut-on approuver sans avoir lu la version finale ?

Non. Une signature porte sur le contenu exact dont l’empreinte a été prise au moment de signer. Si la page change pendant l’approbation, les signatures sont annulées et les approbateurs signent à nouveau.

L’appli est-elle en français ?

Oui. Elle suit la langue Confluence de chaque personne, en français ou en anglais, en thème clair comme sombre.